Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 02/09/2024
1. Préambule
Le Site est édité et exploité par la SA coopérative à conseil d’administration NOTAIRES OFFICE, au capital variable de 18 500,00 €, ayant son siège social au 31 BOULEVARD GABRIEL GUIST’HAU 44000 NANTES, immatriculée au RCS Nantes sous le numéro B 890 025 166 et représentée par Yvan EON en sa qualité de président du conseil d’administration.
Cette présente Politique de confidentialité est conforme aux dispositions légales suivantes :
- La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018,
- La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN),
- Le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).
Dans le cadre de son activité, NOTAIRES OFFICE est amené à traiter et collecter les données à caractère personnel des Utilisateurs qui ont une quelconque interaction avec les dispositifs présents sur le Site ainsi que les services proposés.
Le but de la Politique de confidentialité est d’informer cet Utilisateur, propriétaire des Données personnelles, des modalités et finalités de collecte et traitement ainsi que des différents droits dont il dispose. Ce document peut être modifié par NOTAIRES OFFICE pour toujours suivre l’évolution de la loi et de ses pratiques. Lorsque cela sera nécessaire, l’Utilisateur sera informé de l’impact que cela a sur le traitement de ses Données personnelles.
2. Définitions
“NOTAIRES OFFICE” est le terme désignant le Responsable de traitement, aussi Éditeur du présent Site.
Le “Client” désigne le professionnel ou le particulier ayant contracté avec NOTAIRES OFFICE par le biais de la signature d’un contrat, d’un achat, etc.
Un “Cookie” désigne un petit fichier servant de traceur déposé sur le terminal de l’Utilisateur permettant d’enregistrer des informations relatives à sa consultation et sa navigation sur le Site.
Les “Données personnelles” désignent les données à caractère personnel, au sens du RGPD, qui sont celles permettant d’identifier une personne de manière directe ou indirecte.
La “Politique de confidentialité” est ce présent document.
Le “Responsable de traitement” est en charge de déterminer les finalités et les moyens du traitement des Données personnelles.
Le “Délégué à la protection des données” est désigné par le responsable de traitement pour notamment contrôler le respect de la réglementation, être le point de contact pour les questions relatives aux droits des personnes concernées et coopérer avec la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Le “RGPD” désigne le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Le “Site” désigne le site internet accessible à tout moment via https://notaires-office.fr/.
L’ “Utilisateur” désigne toute personne naviguant sur le Site et consentant à transmettre ses Données personnelles dans le cadre défini par cette présente politique de confidentialité. L’Utilisateur peut être un Client, l’inverse n’est pas forcément vrai.
3. Responsable de traitement et Délégué à la protection des données
NOTAIRES OFFICE est le Responsable de traitement des Données personnelles collectées sur son Site. Il s’engage à en faire un usage proportionné et à détenir un registre des activités de traitement simplifié, conformément aux dispositions du RGPD.
Il met en œuvre tous les moyens nécessaires pour sécuriser le traitement et la conservation des Données personnelles collectées en utilisant des mesures techniques et organisationnelles appropriées. En cas de risque avéré de violation des Données personnelles de l’Utilisateur, NOTAIRES OFFICE collabora avec la CNIL, et informera, si nécessaire, le propriétaire des Données personnelles de tous les processus mis en place pour établir une solution.
Yvan EON est le Délégué à la protection des données pour le compte de l’entreprise de NOTAIRES OFFICE . Il œuvre à l’application du RGPD ainsi qu’à la protection des Données personnelles traitées au sein de l’activité de la société. Yvan EON peut être contacté à l’adresse : contact@notaires-office.fr.
4. Données collectées, Finalité du traitement et bases légales
La collecte de Données personnelles est effectuée de manière licite et transparente au regard des personnes concernées et conformément aux dispositions du RGPD. Dans le cadre de son activité et de l’utilisation du Site, NOTAIRES OFFICE est dans l’obligation de collecter certaines Données personnelles afin de pouvoir fournir des informations personnalisées et des réponses adéquates à ceux qui le demandent, assurer ses services, etc.
La collecte et le traitement des Données personnelles répondent aux bases légales du RGPD. En l’occurrence, celles du consentement de l’Utilisateur, de l’intérêt légitime de NOTAIRES OFFICE et de l’exécution d’un contrat.
Afin de bénéficier de certains des services du Site ou de NOTAIRES OFFICE , l’Utilisateur peut être amener à consentir à partager certaines de ses Données personnelles :
| Finalité | Base légale | Données | Durées de conservation |
|---|---|---|---|
| Améliorer la navigation sur le Site | Consentement | Données de navigation sur le site (pages vues, lien cliqué…) | 13 mois |
| Statistiques de fréquentation | Consentement | Données de navigation sur le site (pages vues, lien cliqué…) | 13 mois |
| Prévenir et lutter contre la fraude informatique | Intérêt légitime | Adresse IP, informations liées au navigateur, informations liées au système d’exploitation, cookies | 13 mois |
| Prendre un rendez-vous ou demander l’organisation d’une visio de présentation | Contrat | Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, message additionnel | 13 mois |
Le consentement de l’Utilisateur est recueilli via le widget AXEPTIO (présent en bas à gauche du Site durant l’ensemble de la visite). À tout moment, l’Utilisateur peut exercer son droit à modifier ou retirer son consentement pour le traitement de ses Données personnelles précédemment consenti, via le widget AXEPTIO ou en cliquant sur ce lien. Le traitement effectué auparavant restant licite.
Si la relation s’officialise entre l’Utilisateur et NOTAIRES OFFICE , ce premier devient alors Client. Les Données personnelles collectées deviennent alors utiles à toute fin d’établissement de devis, contrat, facture… NOTAIRES OFFICE répond à ses obligations légales et contractuelles.
5. Conservation des Données
La conservation des Données personnelles collectées est limitée pour une durée de : 13 mois.
Au-delà des délais cités ci-dessus, certaines durées de conservation respectent des délais légaux, comme ceux existant pour les factures (6 à 10 ans) ou encore les cookies déposés sur le terminal de l’Utilisateur (13 mois).
6. Destinataire des Données et sous-traitants
Le Responsable de traitement, soit NOTAIRES OFFICE , est le destinataire des Données personnelles.
NOTAIRES OFFICE dispose d’un service client interne qui traite les noms, prénoms, numéro de téléphone et adresses email des Clients afin de les contacter dans le cadre de la relation client.
Pour développer son activité, le Responsable de traitement a recours à différents services de sous-traitance :
- GOOGLE ANALYTICS pour l’amélioration de la navigation sur le Site
- ZOHO Form et CRM pour la prise de rendez-vous ou demander l’organisation d’une visio de présentation,
- Facebook Pixel pour l’amélioration de la compréhension des comportement sur le Site
- Linkedin pour l’amélioration de la compréhension des comportement sur le Site
Ces différents outils disposent chacun de leur politique de confidentialité sur laquelle. L’Utilisateur est invité à les consulter. Certains hébergements de ces plateformes ne sont pas dans l’Union européenne et induisent un transfert de données en dehors de celle-ci. NOTAIRES OFFICE veille alors à ce que des moyens de traitement et de protection similaires aux réglementations du RGPD soient mis en place par ces plateformes.
NOTAIRES OFFICE n’a pas accès aux coordonnées bancaires du Client.
7. Droits des utilisateurs
À tout moment, l’Utilisateur peut disposer des droits suivants concernant le traitement de ses Données personnelles :
- Le droit d’accès, qui lui permet de connaître les Données personnelles détenues par NOTAIRES OFFICE et d’obtenir la copie des Données conservées,
- Le droit de rectification, qui lui permet d’obtenir la modification ou la correction des Données personnelles le concernant,
- Le droit à l’oubli (effacement) lui permettant d’obtenir la suppression des Données personnelles détenues par NOTAIRES OFFICE ,
- Le droit de portabilité à destination d’autres prestataires de services,
- Le droit à l’opposition dans les cas de prospection, notamment commerciale,
- Le droit de retirer son consentement pour le traitement de ses Données personnelles, le traitement effectué auparavant restant licite.
L’exercice de tous ces droits peut être fait par email à l’adresse suivante : contact@notaires-office.fr. L’Utilisateur doit formuler une demande écrite et explicite. NOTAIRES OFFICE s’engage à la traiter dans un délai de d’1 mois.
L’Utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés — https://www.cnil.fr/) s’il estime que ses Données personnelles ont été violées par NOTAIRES OFFICE . Cette réclamation doit être motivée, détaillée et intervenir dès qu’il a eu connaissance d’un tel événement.
Il est rappelé ici que le Client consommateur peut s’opposer aux pratiques de démarchage téléphonique de manière gratuite sur la liste présente sur le site https://www.bloctel.gouv.fr.
8. Cookies
La navigation de l’Utilisateur sur le Site peut engendrer le dépôt de Cookies sur son terminal informatique. Les Cookies permettent le traitement des statistiques et des informations sur le trafic du Site, facilitent la navigation et améliorent le service du Site. Plusieurs types de Cookies sont à distinguer. Il existe les Cookies nécessaires au bon fonctionnement du Site et permettant son accès ainsi que les Cookies fonctionnels qui permettent de stocker les choix de personnalisation de la navigation de l’Utilisateur. Le consentement de l’Utilisateur n’est pas demandé pour ces premiers types de Cookies.
D’autres, ne sont pas essentiels au fonctionnement du Site et peuvent donc être refusés ou désactivés par l’Utilisateur. Pour cela, un bandeau évoquant les Cookies apparaît dès l’ouverture du Site et permet à l’Utilisateur de faire le choix des Cookies actifs lors de sa navigation. Ce sont les Cookies analytiques qui récoltent des informations et permettent de mesurer l’audience du Site à l’aide de statistiques, les Cookies publicitaires qui permettent l’envoi de publicités personnalisées, et les Cookies identifiant le trafic provenant des réseaux sociaux (Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest) et qui permettent de partager le contenu du Site sur les réseaux. Tant que l’Utilisateur n’a pas donné son consentement au recueil des derniers types de Cookies évoqués, aucun de ces Cookies ne pourra être déposé sur son terminal.
Dans tous les cas, l’Utilisateur peut désactiver le dépôt de Cookie non essentiels directement via les paramètres de son terminal de navigation. Tout dysfonctionnement du Site ou d’un service du Site, suite à ce choix, ne pourra engager la responsabilité de NOTAIRES OFFICE .
Le Cookie est assimilé à une Donnée personnelle et permet ainsi à tout Utilisateur de bénéficier des droits dont il dispose, évoqués à l’article 7. Droits des utilisateurs.
La durée de vie et les finalités des Cookies sont présentées au cas par cas par l’extension (plug-in) ou l’hébergeur utilisé par NOTAIRES OFFICE .
Les Cookies suivants sont utilisés suite à la navigation sur le Site :
| Nom du Cookie | Fonction du Cookie | Expiration suite à la connexion de l’Utilisation sur le Site |
|---|---|---|
| Axeptio | Permets de protéger votre vie privée, de garantir votre confidentialité sur le site, d’enregistrer vos consentements et de lancer les scripts si consenti (Google Analytics…) | 6 mois |
| Google Analytics | Permets d’analyser les statistiques de consultation du Site | 13 mois |
| Facebook Pixel | Permets d’identifier les utilisateurs provenant de Facebook | 13 mois |
| Permets d’identifier les utilisateurs provenant de LinkedIn | 13 mois | |
| Elsight | Permets de compter le nombre d’affichage du widget « Avis Google My Business » présent en pied de page | 10 secondes |
Le Site utilise Google Tag Manager, un service proposé par Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Cet outil nous permet de gérer efficacement les balises de notre site via une interface centralisée.
Google Tag Manager fonctionne comme un domaine sans cookie et ne recueille pas directement de données personnelles. Son rôle est de déclencher d’autres balises, qui elles peuvent collecter des informations. Il est important de noter que Google Tag Manager n’a pas accès aux données recueillies par ces balises.
Si vous avez choisi de désactiver le suivi au niveau du domaine ou des cookies, cette préférence sera respectée pour toutes les balises gérées par Google Tag Manager.
L’utilisation des services Google peut impliquer un transfert de données vers les États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, garantissant un niveau adéquat de protection des données. Pour plus d’informations sur ces garanties, vous pouvez consulter :